研修体験取材レポート 中小企業大学校虎ノ門キャンパス

時代が変わり、仕事が複雑化する中、
限られた時間を有効に使って生産性を向上させるには？
チームで確実に、成果を産む業務効率化について学ぶ2日間の研修
「実践的仕事管理術【基本編】」が、虎ノ門キャンパスで開催されました。

編集制作会社（株）リージョンの編集顧問を務めるライターの井上理江さんが体験受講して、
その様子をレポートしていただきます。

今回の受講者は、男性22名・女性6名の計28名で平均年齢は40.3歳。部長や課長などの管理者と、管理者候補がほぼ半々という構成です。6名3班、5名2班の5つの班に分かれて着席し、朝9時から研修がスタートしました。

最初に、講師の平井先生が言われた言葉が「時代が変わっても時間の価値は変わらない。だからこそ仕事のやり方を見直すことが大事」です。「必要なことは仕事の全体像を捉え、各業務の価値の高低を理解すること。それによって、時間をより『濃く』使える」という話から、成果に直結する仕事の進め方をテーマに、午前の研修が行われました。

驚きつつも納得したのが、4人に対して4.5人分の業務がある場合、1人増やすと業務は5人分に膨れ上がる「パーキンソンの法則」です。「仕事に時間を割り当てると、無尽蔵に仕事は膨張する」と平井先生。「かけた時間イコール成果」という考え方を抜本的に見直し、「仕事に時間を割り当てる」のではなく、「時間に仕事を割り当てる」発想が必要という話には思わず、深く頷きました。同じ思いを抱いた受講者も多かったのではないかと思います。

具体的な行動としては、時間内にできるだけ多くの仕事をするのではなく、大切なことを確実に成し遂げることで「やらないことを決めるのも大事」という言葉が印象に残りました。業務活動は「投資」「生産」「運営・管理」「浪費」の4つに分けられ、生産に次いで重視されるのは運営・管理です。しかし「この時間を圧縮し、現状を改良する投資活動を増やすことが、結果的に生産性向上につながる」とのこと。単に効率を上げるのがゴールではなく、効率を上げたことで生まれた時間をどう使うかを考えるべき、という話で午前の研修は終了しました。

平井先生のコメントで印象的だったのは「時間を作るにはある程度、人に任せること。その際は期待を手放す努力も必要」「人に何かを伝える場合、遠慮は不要。必要なのは、自分も相手も大事にする配慮」という2つです。どちらも深い内容であると感じました。

続いて、自分の業務について非効率な原因と効率化を考えて一つ一つシートに書き、班内で共有するワークが行われました。書き込んだシートは研修資料で終わらず、会社に持ち帰って、実務に直接役立てることができるので実利的だと感じました。最後に班内で今日の感想を述べ合って1日目の研修は終了となりました。

最後の振り返りでは、この経験を自社の仕事にどう生かすか考え、班内で共有しました。様々な業種の受講者が仮想とはいえ同じ会社で働き、互いの感想を聞くことは、新たな視点をもつことにつながり、実務にも役立つのではないかと感じました。

最後に平井先生は「多様な個性は尊重されるべきだが、それを活かして役割分担し、1つの目標に向かわないと頑張れない。自分の立場で何ができるかを考えてほしい」とコメント。「研修で得たことを現場に活かす際には、自分だけが熱くても伝わらないので適温でじわじわ広めていけるよう、うまく持ち帰って欲しい」という言葉で、2日間の研修が締めくくられました。

株式会社平井彩子事務所代表取締役　中小企業診断士

システム開発、コンサルティング会社を経て 2012 年に独立。人事評価制度の構築・運用、業務の改善を通じた組織活性化を主軸に活動。最近は、働き方改革、ダイバーシティ推進に向けた活動も多く、小手先の業務改善ではなく、従業員と経営者の意識改革をもって企業が自走できる仕組みづくりから組織支援を実施。研修やセミナーは年間平均 100 日登壇し、個人の成長を支援。