小規模事業者支援ガイドブック4 支援者のための小規模事業者のIT利活用サポートブック 生産性向上への取組みを中心に
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「プロセス⾒直しのポイント」 <事務分析における改善着眼点> 1)個々の事務作業(⼯程)、帳票、⼿続などの根本的な⽬的は何か2)やめることはできないか(廃⽌)。3)他の作業(帳票)と⼀緒にしたらどうか(合併)。4)他にもっと簡便なやり⽅はないか(代替)。5)⼯程の順序を変えてみたらどうか。6)順序を変えたらどうか(作業⼿順、回送経路、整理順序)。7)並⾏したらどうか(同時処理化)。8)直列にしたらどうか(並列→直列)。9)反対にしたらどうか(逆転)。10)業務の分担⽅式を変えてみたらどうか。11)類似の業務を1か所に集められないか(専⾨家)。12)仕事の性質(⽅向、難易、対象)により分業化したらどうか(分業化)。13)適材適所的な割当になっているか(技能別区分)。14)集中化による不便や⾏き過ぎはないか。15)内部牽制制度を織りこんだ分担⽅式を考慮しているか(過誤の防⽌)。<業務の適正化の⾒直し> 1)基本事務は能率的、有効適切であるか。2)事務処理⽅法は標準化されているか(⼈により⽅法が変わるようなことはないか)。3)画⼀的な⼿続のために不便を⽣じていないか(重要業務、特殊業務、例外業務、異常業務などの区分に応じて、⼿続や帳票を変えたらどうか)。4)外交的業務の担当者から内部的な事務処理業務を取り除いたらどうか。5)各部⾨、担当者の業務に類似または重複した事項はないか(類似内容の帳票はないか)。6)各部⾨事務の相互関連性はどうか(連絡不備で遅延発⽣や重複事務の発⽣が起こらないか)。7)⼝頭(帳票なし)で実務が処理されていることはないか(作業の実施、営業取引の契約、物品の⼊出庫や授受など)。8)事務処理上の事故や不正の発⽣を未然に防ぐような組織になっているか(帳票の点検照合、事務の分割、事後監査など)。9)管理機能の重点は何か、それは有効か(管理⽬的に適合しているか、⽋けている機能はないか)。10)個々の管理機能は有効適切に発動しているか。29中小機構・小規模事業者支援ガイドブックⅣ

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