小規模事業者支援ガイドブック4 支援者のための小規模事業者のIT利活用サポートブック 生産性向上への取組みを中心に
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業務ニーズアプリケーションニーズサービスレベル(現状・希望)利用情報システム計画売上などの計画を立てて、それに沿った集客活動を行いたい。売り上げ動向を知りたい。会計パッケージ゙(単独)製品開発新しいお客様を掴むことのできる新商品を開発したい。お客様への売れ筋を把握したい。予約予約のたびに予約台帳と関係者の記憶のすりあわせを止めたい。速やかに予約状況を把握できるようにしたい。(できれば外出時に外部でも)予約管理を行えるシステムがほしい。(予約サイト対応も)席の予約にも対応したい。予約受付処理:5分→2分来店時確認処理:1分→10秒予約団体予約・宴会予約など、人数が多いときは早めに知りたい。仕込みにも影響する。注文宿泊精算と会議室利用精算が分かれているので、単独でも一括でもできるようにしてほしい。法人利用の請求精算(掛け売り)に対応したい。新型レジ(注文受付ハンディ端末連動)<単独レジ>設備維持業者の定期メンテナンス時期を事前に知りたい。設備管理システム総務スタッフのシフトを簡単に組みたい。併せて、個人情報保護対策を実施していきたい。シフト管理システム総務クレーム情報を共有して、全社的な改善につなげたい。クレーム情報共有システム?経理入金台帳と現金が合わないことが多いので、入金台帳に入金明細をより細かく記載してほしい。精算システムと会計システムの連動(自動転記)資金繰り管理システム会計パッケージ゙(単独) POINT7:これら(現状のIT環境)の確認を⾏う過程を通じて、知的財産権(ソフトウェアの違法コピーや画像などの無断転⽤など)や情報保護(「秘密を秘密として管理する」「⾃社内に重要情報がない場合も重⼤リスクを抱えている場合もある」ことなど)の重要性を伝えて下さい。 ②業務ニーズやシステムニーズの把握 現場のニーズ(要望)として、現時点での業務を運営していく上での要望と、業務上で利⽤している様々な情報システムに必要となる機能や使⽤する上での不具合点、改善点などの要望を把握します。 この段階では、個⼈別で不整合な話や単なる不平不満らしきこと、原因と解決策が容易に⾒えることなどでも、現場の⽣の声をそのまま聞くように努めましょう(事実かどうかよりも、そのように感じたり発信する⼈がいることを把握することが⼤切です)。 (参考)主なヒアリング内容 ・業務を進める上で最も重要なポイント ・現状システムの問題点 ・業務上の問題点、課題 ・現状システムへの改善要望 ・業務上での改善策 ・新たなシステム化の要望 など POINT8:可能な限り対象組織の事業所に出向いて「現場」、「現物」、「現実」を徹底的に確認(三現主義)して、現場の⼈たちと話すことを⼼がけて下さい。この過程で、経営者や現場からの⽣の声を肌⾝で感じながら知ることができます。 これは、机上の空論とならない(取られない・感じられない)ように、どの業務に関わることかを記載してください。 業務運営上の要望をできるだけ分かりやすく(イメージしやすく)記載してください。 既存の情報システムの利用上での要望、あるいは情報システムを利用して実現したいことなどをできるだけ分かりやすく記載してください。 要望の実現レベルと現状を数値で表現できるモノは記載してください。 現状で利用している情報システムがあれば記載してください。23中小機構・小規模事業者支援ガイドブックⅣ

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