小規模事業者支援ガイドブック4 支援者のための小規模事業者のIT利活用サポートブック 生産性向上への取組みを中心に
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業務機能想定リスク統制区分リスクレベルコントロール区分完全性正確性正当性継続性その他発生頻度影響度精算売上入金が現場で処理され、経理部門では「現金」と「入金台帳」のみで精査するため、横領・記入漏れ等による不整合が発覚しにくい。○○○多大D補充「在庫台帳」を作成しておらず、入出庫の記録や定期的な在庫管理が無いため、不正使用や盗難が発覚しにくい。○○○多大D予約受付予約時の内容を手書きにて「予約台帳」に記載するが、顧客への直接確認を行わないため、記載内容間違いが発見できない。また、予約受付時に「プラン綴り」等から料金を転記するため、転記ミスによる料金間違いが発生する可能性がある。○○多大PD注文売上の把握が「注文伝票」と「レジ」のみで行われるため、注文が悪意により記載されなかった場合、無償提供や売上の横領が発生。○○○多大PD仕入利用している業者や新規業者の選定、商品・サービス価格交渉は現場担当者に任されており、業者評価も行われていない為、商品やサービスの品質低下、業者との癒着などが発生する可能性がある。○○○○○多大PD設備維持メンテナンス計画が無いため、定期的な設備点検が個人に依存して行われている(あるいは行われておらず)、設備上の重要不具合が発生前には発見できない。また、費用的な事前準備も困難である。○○少大P会計帳簿の作成が入金実績と支払実績により作成されているため、発生事実との照合が取られておらず、さらにシステム登録時にも登録確認が弱いため、記載漏れ・記載間違い等が発生する可能性がある。資金繰りのためには債権・債務発生時での対応が必要である。○○○○多大PD総務顧客・従業員の個人情報(「予約台帳」「宿泊カード」「利用者カード」「履歴書」「給与明細」等)の管理方法が定まっていないため、個人情報流出・悪用の危険性がある。○○多中Pリスクコントロール区分:P予防コントロール・D:発見コントロール <参考:業務の⽭盾点・問題点の⾒つけ⽅> 業務の⽭盾点・問題点を⾒つける視点の1つとして「リスクコントロール」の視点があります。 リスクとは『事業⽬的を達成することを阻害するもの』です。 上図のような表を⽤いて、次のような観点で業務の流れを確認して下さい。 完全性(網羅性)・・・取引にもれ、重複がなく記録されているか 正確性・・・取引が正しく記録されているか 正当性・・・適切な担当者によって処理されているか 継続性・・・最新の情報が正しく記録されているか(定期的なチェックと更新ができているか) ⼩規模事業者で意識したことがない視点かと思います。是⾮、このような機会を活⽤して「事業者の⾜腰の強化」のキッカケとしてください。 POINT5:業務の図式化の過程を通じて、事業者⾃⾝は当たり前になっている業務上の問題点やリスクについて、気づく都度に明確に伝えて記載しておきます。(意識しているものと⾒えていなかったもの) <参考:ヒアリングのコツ> ・⾃分の意⾒を絶対に述べない。 ・理由があいまいな場合には、「なぜ」を繰り返す。 ・内容が抽象的な場合は「例えば○○ということですか」という誘導の問いを発する。 どの業務に関わることかを記載してください。 起こりうる可能性のある問題(リスク)がどの観点に基づくモノかを選択してください。複数選択あり。 起こりうる可能性のある問題(リスク)は発生する可能性と発生した際の被害の大きさを3段階で設定してください。 起こりうる可能性のある問題(リスク)を出来る限り具体的に記載してください。来店受付調理・配膳消耗品補充注文受付精算顧客消耗品在庫(現物)備品業者材料仕入先顧客カード会社予約受付顧客変更・キャンセル電話のみ予約台帳予約情報予約連絡予約情報入店依頼人数入店許可・お断り注文内容アレルギーなど注文リスト注文内容アレルギーなど(手書き伝票)注文内容アレルギーなど(手書き伝票)料理・飲み物など精算依頼金額提示現金などクレジット利用情報補充納品補充依頼在庫不足確認必要量調達予約漏れ・ダブルブッキングの可能性ありオーダー漏れの可能性あり在庫切れの可能性あり売れ筋把握を特にしていない21中小機構・小規模事業者支援ガイドブックⅣ

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