小規模事業者支援ガイドブック4 支援者のための小規模事業者のIT利活用サポートブック 生産性向上への取組みを中心に
23/98

(2)事業者の業務の全体像の見える化(図式化)⽀援者として、事業者の仕事(業務)を知るために、また、事業者⾃⾝も気がついていない問題点を洗い出すために、事業者の業務全体の流れを図形化して、⾒える化します。それぞれの業務がどの様に繋がっているのか、お客様や外部の組織(仕⼊先や⾦融機関など)との関係も含めて明確にします。 業務の全体像の⾒える化により、次のようなメリットが⽣まれます。 ①業務の流れが分かりやすくなる業務の流れを整理すると、誰が、何を⾏って、誰(あるいは別の業務)とどんな関連があるのか、また、その業務がどんなふうに流れて⾏くのか、⼀⽬瞭然となります。⽂書を⽤いて表現することも可能ですが、図式化することで⾔葉が表す範囲の認識違いなどが発⽣しないので、業務の流れを関係者⼀同がより分かりやすく共通理解することができます。 ②業務の⽭盾点・問題点が⾒えてくる図式化の過程で、なぜこの業務は、この⼈が(この部⾨が)⾏って、他の⼈は(他の部⾨は)⾏わないのか、また、もっと業務の流れを簡素化できないのかなどいろいろと疑問点・⽭盾点が⾒えてきます。また、“直感的”に問題点の発⾒が可能となります。 それぞれの関わりを意識して図式化していくので、今まで⾒えていなかった問題点を顕在化させることができ、業務連携や全体最適を考慮した業務改善が可能となります。 次に、業務組織の構成、業務分掌、命令・報告系統の確認、教育・訓練体制や実施状況の確認、業務内容と業務⼿順、業務マニュアル、⼊出⼒帳票を確認します。 この際に、できる範囲で良いので、既に策定されている中⻑期や短期の経営計画や社内規定、現在進⾏中のプロジェクトや⼤型案件などについても抽出します。 POINT3:図式化の⽅法や表記⽅法には拘らなくて良い。関係者⼀同が、同じモノを、同じレベルで理解でき、現状を正しく共通して認識できれば良い。 POINT4:部⾨や役職に縛られず、業務(広報・販売・仕⼊・製造など)同⼠がどのように繋がっているのか、また、それぞれの業務内でどの様な流れになっているのかを情報の利活⽤(記録・分析・判断・指⽰など)とともに表現していく。 問い合わせ見積もり受注発注・入荷入金出荷・納品請求製造仕入発注支払19中小機構・小規模事業者支援ガイドブックⅣ

元のページ  ../index.html#23

このブックを見る